De olho no fluxo

A gestão de caixa é uma ferramenta de administração vital para o controle da empresa. Sem o acompanhamento adequado do que entra e sai fica praticamente impossível gerir o negócio.

Sem dúvida um dos gran¬des desafios do varejo é saber administrar e controlar o fluxo de caixa da empresa. O que à primeira vista parece ser algo básico em gestão de negócios pode se tornar um pesadelo para o empresário, caso não receba a devida atenção. Necessário para a tomada de decisões, o fluxo de caixa é uma das principais ferramentas de acompanhamento e controle financeiro do negócio. Seu principal foco está nos saldos diários de todas as operações da empresa, ou seja, a diferença entre as receitas e as despesas diárias, somadas ao saldo inicial. De acordo com a sócia-diretora da Vecchi Ancona Consul¬tants, Ana Vecchi, o objetivo é medir as necessidades futuras de recursos, a capacidade de pagamento pontual dos compromissos assumidos e a disponibilidade para investimentos. "Pelo controle de fluxo de caixa é possível acompanhar como está a conta corrente dia a dia e ainda pro¬jetar lançamentos futuros, ou seja, preparar-se para desembolsos antecipando receitas junto aos bancos (factoring) ou operadoras de cartão de crédito, por exemplo, ou fazendo reservas de capital de giro. Também possibilita perceber a necessidade de negociar prazos com fornecedores ou postergar pagamentos, lembrando que essa deve ser sempre a última opção, devido aos juros e multas e à péssima imagem gerada junto a fornecedores", orienta. Se¬gundo o coordenador do Núcleo de Varejo da Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESPM), Ricardo Pastore, o fluxo de caixa é o passo seguinte ao Documento de Resultados no Exercício (DRE). "O fluxo de caixa é uma ferramenta necessária para a tomada de decisões na empresa e vem logo em seguida, em importância, ao DRE. Para planejar o dia a dia da empresa é preciso co¬nhecer todas as entradas e saídas. Infelizmente o que vemos na prática é que muitos varejistas passam por dificuldades por não saber administrar o fluxo de caixa e, por isso, aca¬bam gastando na hora errada e de forma errada", avalia Pastore. O consultor acrescenta que no segmento farmacêutico as margens são pequenas e os gastos altos, daí a necessidade de uma atenção redobrada com o controle de planejamento de despesas e investimentos a curto, médio e longo prazos. O fluxo de caixa também é visto como um instrumento de previsão, servindo para antecipar possíveis situações que a empresa possa vir a enfrentar. Para o diretor da Gestão Farma Consultoria, Adriano Schinetz, o uso contínuo dessa ferramenta, baseada em informações corretas, torna a tomada de decisões mais confiável. "Um fluxo de caixa, quando trabalhado corretamente, tem como objetivo prever em que nível ficará o saldo de caixa em um determinado período, além de indicar o fluxo de maior recebimento ou pa¬gamento da farmácia", diz. O ideal, segundo especialistas, é sempre lançar qualquer previsão de receita ou despesa nas datas em que elas possivelmente ocorrerão. Para Ana Vecchi, dessa forma é possível programar provisões para quitar os compromissos ou empreender ações para aumentar as receitas. A consultora ainda afirma que quanto mais à frente se puder enxergar no fluxo de caixa, melhor. "Preferencialmente, o fluxo deve abranger pelo menos 30 dias no futuro. O ideal é sempre lançar qualquer previsão de receita ou despesa nas datas em que possivelmente ocorrerão (regime de caixa). Também é importante que o varejista atente para dar baixa nos recebimentos e pagamentos tão logo eles ocorram", indica. O fluxo de caixa pode ser dividido em quatro blocos distintos: custos fixos (aluguel do ponto comercial, água, luz, telefone, salários, entre outros), for¬necedores (despesas com aquisição de mercadorias ou serviços), entradas ou receitas (tudo o que foi comercializado pela empresa) e impostos). Para o pesquisador e professor do Programa de Administração de Varejo (Provar), da Fundação Instituto de Administração (FIA), Nelson Beltrame, o fluxo de caixa é o casamento diário entre contas a pagar e a receber e deve levar em conta o saldo bancário do negócio antes e depois do fechamento das operações. "O controle do fluxo de caixa é uma consequência de atos realizados no dia. Muitas vezes ele não bate com a apuração do faturamento porque o empresário esquece que compra e vende a prazo. Ou seja, se vendeu com cartão de crédito, o dinheiro vai demorar a entrar na conta da empresa. E esse tipo de informação tem de ser anotado no fluxo de caixa. Com a previsão dos recebimentos para o mês seguinte, por exemplo", comenta. O controle dos parcelamentos, tanto de receitas como de despesas, pode fazer a diferença entre o saldo positivo ou negativo da empresa no banco. Uma vez que todas as operações de entrada e saída de recursos devem ser listadas no fluxo de caixa, as compras e o estoque da loja precisam ser bem administrados. Para Adriano Schinetz, os compradores devem trabalhar com padrões mínimos e máximos de estoque. "O controle efetivo e o procedimento correto das compras farão com que o estoque esteja sempre dentro da realidade da farmácia, minimizando alguns custos como impostos (substituição tributária), possíveis produtos vencidos e principalmente mantendo o fluxo de caixa organizado", orienta. O consultor alerta que um investimento malcalculado pode desalinhar o fluxo de caixa da empresa e levá-la a contrair empréstimos para saldar seus compromissos. Para ter uma visão mais ampla do seu negócio, o varejista pode aliar o controle do fluxo de caixa a indicadores de liquidez, como a análise do valor do estoque e do dinheiro existente no caixa. "Esse tipo de avaliação permite a visão econômica da empresa, ou seja, se ela vai bem ou mal. A verdade é que quando o varejista controla o seu negócio ele ganha segurança. Sabe com o que pode ou não contar. Ele ganha qualidade de planejamento e eficácia e ainda pode planejar promoções e investimentos", finaliza Nelson Beltrame.